Facilitair managers kunnen dus een goede slag slaan
Eén van de kerntaken van het facilitairbedrijf is ervoor zorg te dragen dat het personeel van een bedrijf gebruik kan maken van een optimale werkplek. Wat dat precies inhoudt is afhankelijk van de activiteiten van het bedrijf. Als er veel aan bureaus wordt gewerkt is de aanschaf van goede bureaustoelen van groot belang. Want door te zorgen voor goed kantoormeubilair kan worden voorkomen dat de werknemers last krijgen van lichamelijke klachten. Hoe het facilitairbedrijf het kantoormeubilair zo voordelig mogelijk aanschaft is afhankelijk van de randvoorwaarden die door het bedrijf worden gesteld.
Bij grote en kapitaalkrachtige bedrijven worden de facilitaire voorzieningen als een vaste kostenpost beschouwd, waarop niet of nauwelijks kan worden bespaard. Als er een bureaustoel kapot gaat wordt deze door het facilitairbedrijf als vanzelfsprekend vervangen door een nieuwe, vanuit de visie dat het personeel het belangrijkste kapitaal is van het bedrijf. Grote kapitaalkrachtige organisaties kopen hun meubilair doorgaans in bij een vaste partner of via een Europese Aanbesteding. In de praktijk betekent dit, dat het meubilair rechtstreeks wordt afgenomen van de fabrikant. Voor de vervanging van het meubilair wordt met afschrijvingstermijnen gewerkt. Zodra die is bereikt gaat men ervan uit dat het meubilair versleten is en dan wordt er door het facilitairbedrijf nieuw besteld.
De afgeschreven bureaustoelen van grote organisaties komen vaak terecht bij bedrijven die deze stoelen reviseren en op de tweedehands markt verkopen. Een facilitairbedrijf van kleinere bedrijven kan daar op een handige manier gebruik van maken. Want de bureaustoelen die door grote bedrijven worden vervangen zijn nog lang niet aan het eind van hun levensduur. Vooral nadat ze door een bedrijf in tweedehands bureaustoelen zijn gereviseerd en schoongemaakt kunnen deze meubelen nog jarenlang dienst doen. Facilitair managers kunnen dus een goede slag slaan als ze bij deze bedrijven bureaustoelen aanschaffen. Want die kosten maar een fractie van de nieuwprijs.
De aanschaf van tweedehands of refurbished producten als kantoorinrichting is al lang niet meer een signaal dat het niet goed gaat met het bedrijf. Als een facilitairbedrijf tegenwoordig een goede deal scoort op de refurbished markt wordt dat eerder gezien als een daad van duurzaamheid. Uiteraard vraagt dat wel enige inspanning van de facilitair manager, want die moet ervoor zorgen dat de aankoop van de tweedehands werkplekinrichting niet ten koste gaat van de uitstraling van het bedrijf. Maar omdat tweedehands bedrijven als uzit.nl de bureaustoelen ook voor een lage prijs opnieuw kan bekleden is dat nauwelijks een probleem.
De kwaliteit van de meubelen van grote leveranciers zoals Ahrend is zo goed, dat het risico op een miskoop zo goed als verwaarloosbaar is. Bij wijze van garantie worden er vaak door het facilitairbedrijf goede afspraken gemaakt met de leverancier. Mocht er bijvoorbeeld een bureaustoel zijn die binnen de garantieperiode kapot gaat, dan zal de leverancier ervoor zorgen dat die kosteloos wordt gerepareerd. Garantieperiodes van drie jaar zijn heel gebruikelijk bij dit soort transacties.